Ga naar de inhoud

FAQ's

Wat is het minimum aantal deelnemers voor een groep om met JEKA op kamp te kunnen gaan?

JEKA organiseert reizen voor groepen van minimaal 15 personen.

Welke documenten moeten de deelnemers meenemen tijdens hun verblijf?

1. Elke deelnemer met de Belgische of Europese nationaliteit moet zijn of haar identiteitskaart bij zich hebben wanneer hij of zij op kamp gaat naar het buitenland.  Deelnemers van andere nationaliteiten moeten over een paspoort beschikken dat ten minste 6 maanden, na de geplande datum van terugkeer, geldig is.

2. Deelnemers die minderjarig zijn (jonger dan 18 jaar) moeten een ouderlijke toestemming hebben, gecertificeerd door de gemeente. Neem contact op met jouw gemeente voor meer informatie over deze formaliteiten.

Wat is de uiterste datum om nog deelnemers toe te voegen aan een zomerkamp?

JEKA aanvaardt nieuwe deelnemers tot 15 dagen vóór de vertrekdatum, voor zover de capaciteit van het voorziene logement dit toelaat en er nog plek is op de bus bij zowel heen- als terugreis.

Wat zijn de termijnen om alsnog een reis te annuleren en wat zijn de annuleringskosten?

1. De annuleringstermijnen en mogelijk bijhorende annulatiekosten zijn verschillend binnen de vele formules die JEKA te bieden heeft. Alle details betreffende jouw reservatie kan je terugvinden in de bijlage van de overeenkomst die je zal tekenen.

2. Bij JEKA is een standaard annuleringsverzekering altijd inbegrepen in het basispakket. Het doel ervan is de kosten te dekken wanneer de reis van een deelnemer dient geannuleerd te worden wegens ziekte, ongeval of overlijden van de deelnemer zelf of van een familielid tot in de 2e graad. Deze verzekering treedt in werking op vertoon van de vereiste bewijsstukken.  Alle details betreffende de te volgen procedure zijn opgenomen in de bijlage van de overeenkomst die je zal tekenen.

3. Voor deelnemers die hebben ingeschreven op een spaarplan, wordt het resterende saldo, na toepassing van de annuleringsvoorwaarden, volledig terugbetaald, met uitzondering van de rente.

Een deelnemer wordt ziek en moet op het laatste moment zijn reis annuleren, wat nu?

Bij JEKA is een standaard annuleringsverzekering altijd inbegrepen in het basispakket. Het doel ervan is de kosten te dekken wanneer de reis van een deelnemer dient geannuleerd te worden wegens ziekte, ongeval of overlijden van de deelnemer zelf of van een familielid tot in de 2e graad. De terugbetaling zal plaatsvinden na het verstrijken van de terugreisdatum van de geplande reis en onder voorwaarde dat de verzekering in het bezit is van de vereiste documenten/attesten. De groepsleider moet JEKA hiervan steeds op de hoogte brengen. Alle details betreffende de te volgen procedure zijn opgenomen in de bijlage van de overeenkomst die je zal tekenen.

Een deelnemer is zijn identiteitskaart kwijt en moet over een paar dagen vertrekken, wat moet ik doen?

Een deelnemer moet een identiteitskaart op zak hebben om naar het buitenland te kunnen reizen. Neem contact op met jouw gemeente om een nieuwe identiteitskaart en/of een, door de gemeente gecertificeerd, voorlopig document aan te vragen voor de reis.

Wat te doen bij verlies van identiteitskaart of paspoort in het buitenland tijdens het verblijf ?

Als de identiteitskaart en/of het paspoort in het buitenland verloren gaat of gestolen wordt, moet je eerst de kaart of het paspoort laten blokkeren. Dit kan je online via https://blog.europ-assistance.be/nl/verlies-identiteitskaart-of-paspoort-in-buitenland/

Vervolgens moet je ook aangifte doen bij de politie en het Belgische Consulaat of afgevaardigd kantoor ter plaatse. De hele procedure zal altijd gemakkelijker verlopen als je over een kopie van de verloren of gestolen documenten, hun nummers en/of identificatiedocumenten (rijbewijs, enz.) beschikt. Wij adviseren daarom steeds alle groepsleiders om ook een kopie van alle identiteitskaarten of paspoorten mee te nemen.

In elk geval neem je ook onmiddellijk contact op met de JEKA-medewerker ter plaatse, die jullie zal ondersteunen.

Wanneer kan ik het best een zomerkamp boeken om zeker te zijn van mijn favoriete bestemming?

Over het algemeen boeken onze groepen meer dan 1 jaar op voorhand, maar dit is nooit een garantie op succes. Grotere groepen (+ 70 personen) boeken vaak 18 maanden tot 2 a 3 jaar van tevoren om zeker te zijn. Er is niet echt een ideale tijd op te plakken, hoe eerder, hoe beter denken wij dan.

Is er een minimumleeftijd vereist om met JEKA te kunnen reizen?

Nee, er is geen minimumleeftijd vereist voor deelnemers aan een JEKA-reis. Elke groep dient echter wel 1 begeleider van 18 jaar of ouder te hebben.

Zijn er slaapzakken of lakens nodig voor het zomerkamp?

Als algemene regel geldt dat voor reizen die georganiseerd worden in onze "YouCook"-formule (= je kookt zelf), de deelnemers hun lakens of een slaapzak zelf meebrengen. Bestemmingen die zijn opgenomen in onze "WeCook" -formule   ( = volpension) voorzien in lakens in de accommodatie. Er zijn echter enkele uitzonderingen mogelijk. Groepen worden hierover geïnformeerd op onze activiteitendag. Deze informatie is ook opgenomen in het reisdossier en in het document "Reisregels eigen aan de bestemming", die in maart van het jaar van vertrek aan de groepsleiders worden bezorgd ter ondertekening.

Zijn er halal of vegetarische alternatieven beschikbaar voor de maaltijden?

JEKA maakt uitzonderingen voor bepaalde voedseldiëten zoals vegetarische maaltijden, halal-maaltijden of specifieke voedselallergieën en dit op al haar bestemmingen, voor zover ze beschikbaar zijn bij de leveranciers. Halal-vlees is niet overal te verkrijgen daar weinig leveranciers ons gecertificeerd halal-vlees kunnen garanderen. Indien nodig wordt het halal-vlees dan vervangen door een vegetarisch alternatief. Opgelet: Uitzonderingen op het dieet moeten uiterlijk 30 dagen voor de vertrekdatum worden meegedeeld, via de definitieve deelnemerslijst aan JEKA . Uitzonderingen op het dieet die niet vooraf bekend worden gemaakt aan JEKA, kunnen ter plaatse niet meer voorzien worden.

Is het mogelijk om tenten buiten de accommodatie te plaatsen om zo het aantal deelnemers aan een reis op te drijven?

Om verzekeringsredenen en vanwege de specifieke regels voor accommodatie en toerisme is dit vaak niet toegestaan.  Afhankelijk van de lokale wetgeving en de regels eigen aan het logement kunnen er soms wel uitzonderingen gemaakt worden. Informeer hiervoor bij je JEKA-adviseur.

Kunnen we in de zomer een kampvuur maken?

We weten dat het kampvuur een traditioneel moment is voor iedereen, maar helaas moet ook JEKA zich houden aan de wetgeving en regels die ter plaatse gelden. Vaak verbieden de lokale autoriteiten de organisatie van kampvuren wegens het verhoogd brandgevaar tijdens de zomerdroogte. Toch laten sommige bestemmingen het toe, onder strikte voorwaarden. Vraag de JEKA-adviseur welke regels gelden op jouw gekozen bestemming.  

Kunnen we ook zelf koken op de WeCook- (volpension) bestemmingen?

Nee, het is niet mogelijk om zelf te koken in de WeCook-formule. Veelal laten de accommodaties dit niet toe of zijn de plaatselijke HACCP-regels (voedselhygiëne) gewoonweg onhaalbaar.

Wat is inbegrepen in de basisprijs van een zomerkamp bij JEKA?

De basisprijs is altijd inclusief: busvervoer van en naar het kamp, de accommodatie, de maaltijden (zowel in de WeCook- als YouCook-formule), standaard annuleringsverzekering, JEKA-service ter plaatse en dekking bij het Garantiefonds.

Wat is inbegrepen in de basisprijs van sneeuwklassen bij JEKA?

De basisprijs is altijd inclusief : de heen- en terugreis per bus, de accommodatie, de maaltijden, JEKA-kookouders, JEKA-service ter plaatse, de skipas, 2 uur les per dag, het skimateriaal, het gebruik van de lokale pistes, JEKA-verpleging, een annuleringsverzekering,  WDR-bijstandspakket,  de dekking bij het Garantiefonds.

Wat is inbegrepen in de basisprijs van reizen op maat, schoolreizen of studententrips, bij JEKA?

Dit hangt natuurlijk af van de wensen van de groep, maar om aan de regels van de reispakketwetgeving te voldoen dienen steeds 2 van de volgende elementen opgenomen te zijn in de prijs; het vervoer (per bus, trein, vliegtuig), het logement, de maaltijden (minimum een ontbijt, maar kan ook half-pension of volpension), plaatselijke activiteiten en de JEKA-service.

Wat is de annuleringsverzekering van JEKA?

Elke deelnemer aan een JEKA-reis is automatisch gedekt door een annuleringsverzekering. Het doel ervan is de kosten te dekken wanneer de reis van een deelnemer dient geannuleerd te worden wegens ziekte, ongeval of overlijden van de deelnemer zelf of van een familielid tot in de 2e graad. Deze verzekering treedt enkel in werking op vertoon van de vereiste bewijsstukken.  Alle details betreffende de procedure zijn opgenomen in de bijlage van de overeenkomst die je zal ondertekenen.

Wanneer moeten we de voorschotten betalen?

De voorschotten moeten binnen de 4 weken na ondertekening, van de reisovereenkomst tussen de groep en JEKA, worden voldaan. Het aantal te betalen voorschotten moet gelijk zijn aan het aantal deelnemers dat op de reisovereenkomst is vermeld. Als het aantal deelnemers toeneemt, dienen extra voorschotten betaald te worden. Zonder betaling van deze voorschotten kan JEKA de reis niet garanderen en heeft zij het recht om de reservatie te annuleren, zoals omschreven in de reisovereenkomst.

Wat is het spaarplan en hoe werkt het?

1. DE VOORDELEN:

?- Spreiding van de totaalsom

- GEEN extra kosten

- Spaarders krijgen een intrest van 1 % op jaarbasis op de gestorte bedragen. Deze intrest wordt enkel toegekend bij deelname aan de reis en wordt verrekend met de factuur aan de groep.

- Hoe groter het aantal deelnemers en hoe langer de spaartermijn, hoe groter het financieel voordeel.?

  

2. DE AANVRAAG:

- De groepsverantwoordelijke kiest van bij aanvang voor een 'globaal' of 'individueel' spaarplan;

a. Globaal spaarplan:

De groepsverantwoordelijke staat zelf in voor de ophaling van de gelden van de deelnemers en stort dit, op voorhand overeengekomen totaalbedrag van de schijf, in één keer en tijdig op de rekening van JEKA.

  

b. Individueel spaarplan:

De groepsverantwoordelijke kiest ervoor om JEKA de administratieve afhandeling te laten doen met elke, op voorhand opgegeven, deelnemer. Zo wordt elke deelnemer zelf aansprakelijk voor het tijdig betalen van de verschillende schijven.

          

3. HET SPAREN:

          

a. Het GLOBAAL spaarplan:

- De groepsverantwoordelijke bepaalt in welke maand het spaarplan van start gaat en bezorgt JEKA, uiterlijk 1 week vóór de start van het spaarplan, het aantal deelnemers waarvoor hij/zij wenst te sparen. Verder volstaan de groepsnaam en de naam en voornaam van de groepsverantwoordelijke.

- JEKA bezorgt de groepsverantwoordelijke tijdig een brief met daarop de nodige informatie; bedrag van de maandelijkse stortingen en bijhorende gestructureerde mededeling. Voor de goede gang van zaken is het strikt noodzakelijk dat de gestructureerde mededeling vermeld wordt op de   maandelijkse stortingen en dient ook elke storting tijdig op rekening van JEKA te staan. Enkel de valutadatum zal als referentie worden gebruikt om de intrest toe te kennen.

- De groepsverantwoordelijke stort uiterlijk op elke 10de van de maand (valutadatum rekening JEKA) het afgesproken bedrag op het vermelde rekeningnummer en met de juiste gestructureerde mededeling. De eerste betaling zal afwijkend zijn ten aanzien van de daaropvolgende schijven daar dit het voorschot omvat (€75 x aantal opgegeven deelnemers).

- Nooit mag afgeweken worden van de afgesproken bedragen, zonder voorafgaandelijk akkoord van JEKA. Bovendien geeft het storten van hogere bedragen, dan afgesproken, geen recht op verhoogde intresten.

  

b. Het INDIVIDUEEL spaarplan:

- De groepsverantwoordelijke bepaalt in welke maand het spaarplan van start gaat en bezorgt JEKA, uiterlijk 1 week vóór de start van het spaarplan, een volledige lijst met de deelnemers die wensen te sparen. Hiervoor volstaan de groepsnaam en de naam en voornaam van elke deelnemer.

- JEKA bezorgt de groepsverantwoordelijke tijdig een brief voor elke deelnemer, met daarop de nodige informatie; het rekeningnummer, het bedrag van de maandelijkse stortingen en de bijhorende gestructureerde mededeling. Voor de goede gang van zaken is het strikt noodzakelijk dat de deelnemers elk hun gestructureerde mededeling vermelden bij de maandelijkse stortingen en dienen ook de stortingen tijdig op rekening van JEKA te staan. Enkel de valutadatum zal als referentie worden gebruikt om de intrest toe te kennen.

- Bij aanvang stort elke spaarder (of een ouder) uiterlijk op de 10de van de eerste maand (valutadatum rekening JEKA) € 75,- op het vermelde rekeningnummer (voorschot) en met de opgegeven gestructureerde mededeling.

- Vanaf de 2e maand stort elke spaarder (of een ouder) maandelijks het afgesproken bedrag van de maandelijkse schijven op het vermelde rekeningnummer.

- Nooit mogen de gestorte bedragen afwijken en mogen de bedragen van verschillende spaarders worden samengeteld. Er is slechts één storting per maand en per spaarder. Grotere schijven storten, dan aangegeven, geven geen recht op extra intrest.

- De groepsverantwoordelijke kan spaarders toevoegen aan het spaarplan tot en met december van het jaar vóór afreis. Stuur ons de naam en voornaam van de nieuwe spaarder(s) en wij voegen ze graag toe.

Wat is een voorschot en wat gebeurt er bij annulering?

Het voorschot per deelnemer moet binnen de 4 weken na ondertekening van de overeenkomst worden betaald. Voor de meeste formules bedraagt het voorschot, per ingeschreven deelnemer, € 75,- voor busreizen en € 230,- voor vliegtuigreizen. De voorschotten dienen te worden betaald voor alle ingeschreven deelnemers. Op basis van deze betalingen zorgt JEKA voor een geschikt logement, in overeenstemming met het aantal ingeschreven deelnemers. De aanbetaling dekt de boekings-, reserverings- en organisatiekosten, evenals de premie voor de annulatieverzekering. Een voorschot wordt niet gerestitueerd in geval van annulering anders dan de in de verzekering voorziene gevallen.De groep kan wel steeds een deelnemer vervangen door een nieuwe deelnemer, zonder meerkost. Wij adviseren onze groepen om altijd evenveel voorschotten te storten dan er deelnemers werden opgegeven in de overeenkomst. JEKA aanvaardt nieuwe deelnemers tot 15 dagen vóór de vertrekdatum, voor zover de capaciteit van het voorziene logement dit toelaat en er nog plek is op de bus bij zowel heen- als terugreis. Bij toevoeging van deelnemers dienen ook deze extra voorschotten te worden voldaan.

Wat bedoelen wij met 'JEKA-service ter plaatse'?

JEKA zorgt voor een team van lokale medewerkers op al haar bestemmingen, voor wat de winter en zomerreizen betreft. Dit zijn voornamelijk JEKA-vrijwilligers die de groepen ter plaatse bijstaan en adviseren. Bij aankomst worden de groepsleiders verwelkomd en ontvangen zij een telefoonnummer dat steeds bereikbaar is. Een JEKA-medewerker zal regelmatig de groepen in hun logement bezoeken. Ook de JEKA-kantoren in België zijn 24 uur per dag bereikbaar via het noodnummer dat aan alle groepsleiders wordt gegeven.

Wat is het verschil tussen de 'YouCook' en 'WeCook' -formules?

1. De "YouCook formule" voorziet in een individueel logement (huizen, chalets) waar je zelf kan koken. JEKA zorgt voor de levering van de nodige levensmiddelen om 3 maaltijden per dag te bereiden: 1 warme en 2 koude maaltijden. In deze formule gaat de groep zelf aan de slag in de keuken of doet zijn beroep op JEKA-kookouders, die met plezier alle maaltijden van de groep bereiden. De maaltijden worden bepaald op basis van een vast menu.  

2. De "WeCook-formule" biedt accommodatie (individuele huizen, herbergen of door JEKA geprivatiseerde jeugdcentra), maaltijden in volpension (met de mogelijkheid van een picknick). De menu's worden vooraf bepaald tussen de accommodatie en JEKA. De tijdstippen van de maaltijden kunnen ook worden aangepast in functie van het programma van de groep. Natuurlijk steeds in overleg tussen de groep, de JEKA-medewerker en de accommodatie.  

Het is niet mogelijk om een 'WeCook-formule' te hebben in 'YouCook'-aanbod en vice versa.

Zijn de activiteiten in de pakketprijs inbegrepen bij JEKA, ?

Nee, de pakketprijs omvat mogelijks het transport, het logement, de maaltijden en een annuleringsverzekering. De activiteiten moeten aanvullend worden gepland en vaak direct ter plaatse worden betaald. JEKA stelt zijn groepen reisdossiers ter beschikking met een hele reeks activiteiten en excursies ter plaatse. Dankzij haar langdurige relaties is JEKA in staat geweest om voordelige tarieven te negotiëren voor de activiteiten die in onze reisdossiers zijn opgenomen. De keuze van activiteiten wordt met jou doorgenomen door de reisadviseur of tijdens de activiteitendag die jaarlijks rond eind april wordt georganiseerd. JEKA zorgt dat de boeking op voorhand gebeurt en regelt de betaling tussen de groepsleider en de dienstverlener. JEKA kan ook zorgen voor de lokale transferts per privébus en rekentt deze kosten pas door op de eindfactuur, na afloop van de reis.

Kunnen we met JEKA naar andere dan de op de website vermelde bestemmingen gaan?

Ja, JEKA biedt ook reizen op maat aan. Aarzel niet om ons jouw wensen kenbaar te maken en wij maken een voorstel op maat op.  Neem gerust contact op met een reisadviseur of stuur een e-mail naar info@jeka.be. Inspiratie kan je op deze website terugvinden.

Is het mogelijk om de data van een periode die JEKA aanbiedt aan te passen?

In vele van onze basisformules zijn de tarieven en periodes niet aanpasbaar. Om jou de meest interessante tarieven te kunnen aanbieden, werkt JEKA ondermeer volgens een shuttlesysteem met bussen en een mooie opvolging van de bezetting in de logementen. Het is dus niet mogelijk om de data te wijzigen. Indien een groep echter op andere data wil reizen, kan JEKA een formule op maat van de groep aanbieden, maar echter niet noodzakelijk in dezelfde logementen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor jouw aanvraag.

Wanneer moeten we het verblijf betalen?

Groepen moeten binnen de 4 weken, na ondertekening van de verkoopovereenkomst, het voorschot storten. Het saldo van de reis wordt ongeveer 30 dagen vóór vertrek aan de groep bezorgd en vergt een betaling binnen de 7 dagen.  Na afloop van de reis kan JEKA alsnog een laatste factuur maken voor extra opties, correcties in aantallen, lokale transferts of geconstateerde schade tijdens het verblijf. Deze factuur moet binnen 30 dagen worden betaald.

Is het mogelijk om een JEKA-adviseur bij mij te laten komen voor een presentatie?

Ja natuurlijk! Onze reisadviseurs komen graag bij jou langs om een presentatie te geven. Dit kan dan zowel voor de groep zelf zijn als voor de ouders van de deelnemers. Maak hiervoor een afspraak met je JEKA-reisadviseur.

Hoe boek ik een JEKA reis?

Niets is eenvoudiger; ga naar de bestemmingspagina van de reis die je wenst te boeken en druk op de knop "reserveer", indien je een prijstabel ziet of druk op de avatar, onderaan de pagina, voor het overeenkomstig aanvraagformulier. JEKA ontvangt jouw reserveringsaanvraag, dewelke jou nog nergens toe verplicht, en neemt contact met jou op om de reservering af te ronden. Je kan ook een e-mail sturen naar info@jeka.be of telefonisch contact met ons opnemen op 02/230.84.55.

Hoe lang is een reservatie geldig en wanneer wordt deze definitief?

Groepen die een JEKA-reis willen boeken, hebben 4 weken de tijd om hun boeking te bevestigen en de reisovereenkomst ondertekend in te sturen. Na ondertekening van deze overeenkomst heeft de groep opnieuw 4 weken de tijd om de voorschotten te betalen, voor éénzelfde aantal deelnemers dan dat op de overeenkomst staat vermeld. Pas na ontvangst van de voorschotten wordt de boeking als definitief beschouwd.

Organiseert u sociale of humanitaire reizen?

1. JEKA's zomer- en winterkampen zijn niet sociaal of humanitair van aard, maar JEKA kan wel een programma van sociale en humanitaire activiteiten organiseren in samenwerking met lokale verenigingen en overheden. Dit programma zal worden opgesteld nadat het verblijf is geboekt en in nauwe samenwerking met de groepsleider en de lokale autoriteiten. Vraag uw reisadviseur om meer informatie.

2. JEKA biedt ook reizen op maat aan, uiteraard kan een verblijf van sociale en/of humanitaire aard op aanvraag van de groep georganiseerd worden. Aarzel niet om hierover contact met ons op te nemen.