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FAQ's

Quel est le nombre minimum de participants pour un groupe pour pouvoir partir avec JEKA ?

JEKA organise des voyages pour des groupes de minimum 15 personnes.  

Quels documents les participants doivent-ils prendre avec lors de leurs séjours ?

1. Chaque participant de nationalité belge ou européenne doit impérativement avoir sa carte d'identité avec lui pour partir en camp à l'étranger.  Les participants ayant une nationalité étrangère doivent prévoir un passeport valable jusqu'au moins 6 mois après la date de retour prévue.

2. Les  participants mineurs d'âge (moins de 18 ans) doivent avoir une autorisation parentale certifiée par la commune qui autorise le mineur à voyager avec son groupe. Renseignez-vous auprès de votre maison communale pour les modalités.

Quel est la date butoir pour ajouter des participants à un camp d'été ?

JEKA accepte de nouveaux participants jusqu'à 15 jours avant la date de départ du séjour, pour autant que le logement et le bus prévus pour le groupe aient la capacité pour de nouveaux participants.

Quels sont les délais pour annuler un séjour et quels sont les frais liés à une annulation ?

1. Les délais d'annulation et les frais d'annulation éventuels varient en fonction des différentes formules proposées par JEKA. Tous les détails concernant votre réservation sont consultables dans l'annexe de la convention que vous allez signer.

2. Chez JEKA, une assurance annulation standard est toujours incluse dans le forfait de base. Elle a pour objet de couvrir les frais lorsque le voyage d'un participant doit être annulé pour cause de maladie, d'accident ou de décès du participant lui-même ou d'un membre de sa famille jusqu'au deuxième degré. Cette assurance devient effective sur présentation des pièces justificatives requises.  Tous les détails concernant la procédure à suivre figurent dans l'annexe de la convention que vous signerez.

3. Pour les participants qui ont souscrit à un plan d'épargne, le solde restant, après application des conditions d'annulation, sera intégralement remboursé, à l'exception des intérêts.

Un participant tombe malade et doit annuler son séjour en dernière minute, et maintenant ?

Chez JEKA, une assurance annulation standard est toujours incluse dans le forfait de base. Elle a pour but de couvrir les frais et indemnités lorsqu'un participant doit annuler un voyage pour cause de maladie, accident ou décès du participant ou d'un membre de la famille jusqu'au 2ème degré. Cette assurance entre en vigueur sous la présentation des pièces justificatives requises.  Le remboursement se fera une fois que l'assurance sera en possessions des documents requis et après la date-retour du séjour prévu. Tous les détails concernant la procédure à suivre figurent dans l'annexe de la convention que vous signerez.

Un participant a perdu sa carte d'identité et le départ est prévu dans quelques jours, que faire ?

Un participant a impérativement besoin d'une carte d'identité pour pouvoir partir à l'étranger. Prenez contact avec votre commune pour une demande de nouvelle carte d'identité et/ou un document provisoire certifié par la commune pour pouvoir voyager.

Un participant perd sa carte d'identité ou son passeport lors de son séjour à l'étranger, que faire ?

Si la carte d'identité et/ou le passeport sont perdus ou volés à l'étranger, vous devez d'abord faire bloquer la carte ou le passeport. Vous pouvez le faire en ligne à l'adresse https://blog.europ-assistance.be/perte-carte-identite-ou-passeport-a-etranger/

Vous devez également le signaler à la police et au consulat belge ou au bureau délégué sur place. L'ensemble de la procédure sera toujours plus facile si vous disposez d'une copie des documents perdus ou volés, de leurs numéros et/ou des documents d'identification (permis de conduire, etc.). Nous conseillons donc à tous les responsables de groupe d'apporter une copie de toutes les cartes d'identité ou passeports

Le responsable du groupe contacte directement le responsable de JEKA  sur place qui l'aidera avec les modalités à suivre.

Quel est le moment idéal pour réserver un camp d'été afin de nous assurer notre destination de prédilection ?

En général, les groupes réservent au minimum 1 an à l'avance, mais cela n'est jamais une garantie. Les plus grands groupes ( + 70 personnes) réservent souvent 2 ans ou 18 mois à l'avance pour s'assurer de la disponibilité de leurs choix. Il n'y a pas vraiment de délai idéal. Plus tôt vous réserver, mieux ce sera.

Il y a-t-il un âge minimum requis pour partir en camp avec JEKA ?

Non, il n'y a pas d'âge minimum requis pour les participants à un voyage JEKA. Chaque groupe doit avoir au moins 1 responsable de groupes de minimum 18 ans.

Doit-on prévoir des sacs de couchages ou draps pour le camp d'été ?

En règle générale, pour les camps qui sont organisés dans notre formule "YouCook" ( = vous cuisinez vous-même), les participants doivent prévoir des draps ou un sac de couchage. Les destinations reprises dans notre formule "WeCook" ( = pension complète) prévoient des draps dans les logements. Certaines exceptions sont toutefois possibles. Les groupes en seront informés lors de notre journée d'informations des activités prévue au mois d'avril de l'année du départ. Ces informations sont également reprises dans les dossiers de voyages/dossiers "conditions de voyages propres au pays de destination" qui seront envoyés aux responsables de groupes au courant du mois de mars de l'année du départ.

Est-ce que des alternatives halal ou végétariennes sont possibles concernant des repas ?

JEKA prévoit des exceptions au niveau des régimes alimentaires pour les végétariens et les allergies alimentaires bien spécifiques. La nourriture Halal n'est malheureusement pas disponible sur toutes les destinations car très peu de fournisseurs peuvent nous garantir une viande halal certifiée. Dès lors, nous proposons aux personnes mangeant halal de choisir l' alternative végétarienne. Attention : Toutes les exceptions alimentaires doivent impérativement être communiquées à JEKA au plus tard 30 jours avant la date départ par le biais de la liste définitive des participants. Toute exception alimentaire qui n'a pas été communiquée à l'avance à JEKA ne pourra être mise en place, sur place.

Peut-on mettre des tentes à l'extérieur du logement et ainsi agrandir le nombre de participants pour un camp d'été?

Non, il n'est pas autorisé de mettre des tentes dans les jardins des logements, ceci pour des raisons d'assurances et de règles propres aux logements et au tourisme.  Certaines exceptions peuvent se faire, mais sur demande et dépendant de la destination ainsi que du logement. Renseignez-vous auprès de votre conseiller de voyage.

Pouvons-nous faire des feux de camps en été ?

Nous savons que le feu de camp est un moment traditionnel pour tous, malheureusement, JEKA doit aussi se plier aux règlementations en vigueur sur toutes les destinations des camps d'été. Souvent les autorités locales interdisent l'organisation de feux de camps pour cause de dangers d'incendies durant la saison estivale. Néanmoins, certains logements et certaines destinations le permettent sous des conditions strictes,  renseignez-vous auprès de votre conseiller JEKA.  

Peut-on tout de même cuisiner soi-même sur les destinations en formule Wecook (pension complète) ?

Non, il est impossible de cuisiner soi-même dans la formule WeCook. Souvent, les logements ne le permettent pas ou les règles locales HACCP (hygiène alimentaire) sont tout simplement irréalisables.

Qu'est ce qui est inclus dans le prix de base chez JEKA pour les camps d'été ?

Le tarif de base inclus toujours : Le transport aller/retour en bus,  le logement, les repas ( soit vous cuisinez, soit en pension complète), une assurance annulation standard, le service de JEKA sur place et 24h/24, la couverture du fonds de garantie.  

Qu'est ce qui est inclus dans le prix de base chez JEKA pour les séjours classes de neige ?

Le tarif de base prévoit : le voyage en bus A/R - Logement - Livraisons des denrées - Cuisiniers JEKA - Assistance h/24 et sur place - Forfait ski, 2h de cours/jour - Matériel - Utilisation des pistes locales - Infirmière JEKA - Assurance annulation - Assistance WDR - Couverture du fonds de garantie

Qu'est-ce l'assurance annulation chez JEKA ?

Chaque participant à un voyage JEKA est automatiquement couvert par une assurance annulation.

Une assurance annulation est toujours incluse. Elle a pour but de couvrir les frais et indemnités lorsqu'un participant doit annuler un voyage pour cause de maladies, accidents ou décès du participant ou d'un membre de la famille jusqu'au 2ème degré. Cette assurance entre en vigueur sous la présentation des pièces justificatives requises.  Tous les détails concernant la procédure sont repris dans l'annexe du contrat qui vous sera envoyé lors de votre réservation.

Quand devons-nous verser les acomptes ?

Les acomptes doivent être versés à JEKA endéans les 30 jours suivant la signature de la convention de voyage signée par le groupe et par JEKA. Le nombre d'acomptes devant être versés doit être équivalent au nombre de participants indiqué sur la convention de voyage. Si le nombre de participants augmente, il faudra verser des acomptes supplémentaires. Sans le versement des acomptes, JEKA ne peut pas considérer la réservation comme définitive et a le droit d'annuler le séjour comme mentionné dans la convention de voyage.

Le plan d'épargne, c'est quoi et ça fonctionne comment ?

1. Les avantages :

- Echelonnement des paiements de la somme totale

- N’engendre AUCUN frais supplémentaire

- Les épargnants reçoivent un intérêt annuel de 1% sur les montants effectivement versés. Uniquement applicable en cas de participation effective au voyage, l’intérêt sera décompté de la facture finale.

- Au plus de participants + au plus long le temps d’épargne = au plus grand l’avantage financier.

2. La demande

-  Le responsable de groupe choisit la formule du plan d'épargne : soit individuel, soit global.

a. Le plan d'épargne global

Le responsable du groupe est chargé de collecter l'argent des participants et de verser en une fois le montant total de la tranche, convenu au préalable, sur le compte de JEKA et respectant les délais.

b.Le plan d'épargne individuel

Le responsable du groupe choisit de laisser à JEKA le soin de s'occuper de la gestion administrative pour chaque épargnant, qui lui aura été notifié à l'avance. De cette manière, chaque participant devient personnellement responsable du paiement des différents versements dans les délais impartis

3. L'épargne en soi

a. Le plan d'épargne GLOBAL :

- Le responsable du groupe décide du mois de début du plan d'épargne et informe JEKA, au plus tard 1 semaine avant le début du plan d'épargne, du nombre de participants pour lesquels il souhaite épargner. Le nom du groupe et le prénom et le nom de famille de la personne responsable du groupe suffisent.

- JEKA enverra en temps utile au responsable de groupe une lettre contenant les informations nécessaires, telles que le montant des paiements mensuels et la communication structurée correspondante. Afin de garantir le bon fonctionnement, il est essentiel que la communication structurée soit mentionnée sur les dépôts mensuels et que tous les dépôts soient crédités en temps utile sur le compte de  JEKA. Uniquement la date de valeur faisant foi.

- Le responsable du groupe doit verser le montant convenu sur le numéro de compte spécifié au plus tard le 10 du mois (date de valeur sur le compte de JEKA), en mentionnant communication structurée appropriée. Le premier versement sera différent des versements suivants, puisqu'il s'agit de l'acompte (75 € x nombre de participants indiqué).

- Il ne peut jamais être dérogé aux montants convenus sans l'accord préalable de JEKA. En outre, un dépôt d'un montant supérieur à celui convenu ne donne pas droit à un intérêt majoré.

b. Le plan d'épargne individuel

- Le responsable du groupe décide du mois de début du plan d'épargne et envoie à JEKA une liste complète des participants qui souhaitent épargner au moins une semaine avant le début du plan d'épargne. Pour cela, le nom du groupe et les noms et prénoms de chaque participant suffisent.

- JEKA enverra un courrier, pour chaque participant, au responsable de groupe contenant les informations nécessaires : le numéro de compte, le montant des paiements mensuels et la communication structurée correspondante. Pour que tout se passe bien, il est impératif que les participants mentionnent la communication structurée sur tous versements mensuels et que les dépôts soient effectués dans les délais sur le compte de JEKA. Seule la date de valeur fera foi comme référence pour l'attribution des intérêts.

- Au début, chaque épargnant (ou un parent) verse 75,00 € sur le numéro de compte indiqué (dépôt) et avec la communication structurée spécifiée, au plus tard le 10e jour du premier mois (date de valeur sur le compte JEKA).

- À partir du 2e mois, chaque épargnant (ou un parent) verse chaque mois le montant convenu des mensualités sur le numéro de compte indiqué.

- Les montants déposés ne doivent jamais être différents et les montants des différents épargnants ne peuvent être additionnés. Il n'y a qu'un seul dépôt par mois et par épargnant. Le dépôt de versements plus importants que ceux indiqués ne donnera pas droit à des intérêts supplémentaires.

- Le responsable de groupe peut ajouter des épargnants au plan d'épargne jusqu'en décembre de l'année précédant le départ. Envoyez-nous le nom et le prénom du ou des nouveaux épargnants et nous serons heureux de les ajouter.

Qu'est-ce que l'acompte et qu'en est-il en cas d'annulation ?

L‘ acompte par participant doit être payé endéans les 4 semaines qui suivent la signature de la convention. Pour la plupart des destinations cet acompte s’élève à € 75  par participant inscrit; l’ acompte s’élève à € 230,¬ pour les voyageurs en avion. L’acompte est versé pour tous les participants inscrits. Sur base de ce paiement, JEKA prévoit un logement adéquat pour le nombre de participants inscrits et dont elle a reçu le paiement.

L’ acompte couvre les frais de dossier, de réservation et d'organisation, ainsi que la prime de l'assurance annulation. Un acompte n''est pas remboursable en cas d'annulation sauf si l'annulation est couverte par l'assurance annulation (en cas de maladie par exemple). Le groupe peut toutefois remplacer un participant qui annule par un nouveau participant. Nous conseillons toujours à nos groupes de verser les acomptes pour un le de participants indiqué sur la convention signée. JEKA accepte de nouveaux participants jusqu'à 15 jours avant le départ, pour autant qu'il y ait de la disponibilité au niveau du logement  et des bus prévus. Si vous ajouter des participants, il faudra verser des acomptes supplémentaires.

Qu'entendez-vous par le service sur place ?

JEKA prévoit, sur toutes ces destinations été et hiver, une équipe de collaborateurs sur place. Il s'agit principalement de bénévoles JEKA qui assistent et conseillent les groupes en cas de questions et/ou problèmes sur place. Dès l'arrivée au camp, les responsables de groupes sont accueillis sur place et reçoivent un numéro de téléphone à contacter à tout moment. Un responsable JEKA passera également régulièrement voir les groupes dans leurs logements.

Les bureaux de JEKA en Belgique sont également joignables 24h/24 par le biais d'un numéro d'urgence qui est transmis à tous les responsables de groupes.

Quelle est la différence entre les formules YouCook et WeCook ?

1. La formule YouCook vos propose des logements individuels ( maisons, chalets) où vous pouvez cuisiner vous-même. JEKA prend en charge la livraison des denrées alimentaires pour préparer 3 repas par jour : 1 repas chaud et 2 repas tartines. Soit le groupe cuisine lui-même soit il fait appel aux cuisiniers JEKA qui se feront un plaisir de concocter tous les repas du groupe. Les repas sont déterminés à partir d'un menu fixe.  

2. La formule WeCook vous propose des logements (maisons individuelles, auberges ou centres de jeunesses privatisés par JEKA), les repas en formule pension complète (avec possibilité de pique-nique). Les menus sont établis à l'avance entre les logements et JEKA. Les horaires des repas peuvent être adaptés au programme du groupe, bien-sûr toujours en collaboration avec le groupe, le délégué JEKA sur place et le logement.

Il n'est pas possible d'avoir une formule WeCook dans les destinations YouCook et inversement.

Les activités sont-elles incluses dans le prix de base ?

Non, le tarif de base comprend le transport aller/retour, la mise à disposition d'un logement, les repas et l'assurance annulation. Les activités sont à prévoir en supplément et à payer directement sur place. JEKA met à disposition de ses groupes des dossiers de voyages listant toute une série d'activités et d'excursions à faire sur place. De par sa longue expérience, JEKA a pu négocier des tarifs avantageux pour les activités reprises dans nos dossiers de voyages.

Les groupes qui le désirent, peuvent réserver les activités avant début mai de l'année de départ. JEKA se charge de la réservation, le paiement quant à lui se fera en direct entre le responsable de groupe et le prestataires de service. JEKA peut également prévoir des transferts locaux par bus privatifs, selon les destinations, les frais liés à ces transferts peuvent être facturés par JEKA au groupe à la fin du séjour.  N'hésitez pas à vous informer auprès de votre conseiller de voyage. JEKA organise chaque année au mois d'avril une journée d'informations pour les activités et excursions à faire sur place, participez-y afin d'avoir réponse à toutes vos questions.

Pouvons-nous partir avec JEKA sur d'autres destinations que celles reprises sur le site Internet ?

Oui, JEKA propose également des voyages sur mesure. N'hésitez pas à nous faire part de vos désirs et nous pourrons vous faire une proposition selon vos souhaits. Contactez votre conseiller de voyage ou envoyez un mail à info@jeka.be.

Est-ce qu'on peut adapter les dates d'une période que JEKA propose ?

Dans la plupart de nos formules de base, les tarifs et périodes ne sont pas adaptables. Afin de pouvoir vous proposer les tarifs les plus intéressants possibles, JEKA travaille selon un système de navette et d'enchaînement des séjours, il n'est donc pas possible de changer les dates. Néanmoins, si un groupe désire voyager à d'autres dates, JEKA peut lui proposer une formule à la carte et sur mesure du groupe, mais cela ne sera pas forcément possible dans nos logements standards en plein été.  N'hésitez pas à nous contacter pour votre demande.

Quand devons-nous payer le séjour ?

Les groupes doivent verser un acompte endéans les 4 semaines après la signature de la convention de vente. Le reste du solde sera facturé aux groupes plus ou moins 30 jours avant la date du départ avec paiement endéans les 7 jours.  Une fois le séjour terminé, JEKA peut encore envoyer une correction de la facture avec par exemple des options supplémentaires, correction du nombre de participants effectifs, transferts locaux ou dégâts constatés lors du séjour. Cette dernière facture sera à régler endéans les 30 jours.

Est-ce qu'on peut avoir une visite d'un représentant JEKA pour une présentation ?

Oui bien sûr ! Nos conseillers de voyages viendront avec grand plaisir vous faire une présentation de nos voyages et/ou faire une présentation aux parents des participants. Contactez-nous via mail à info@jeka.be

Comment réserver un séjour JEKA ?

Rien de plus simple; rendez-vous sur la page de destination du séjour que vous souhaitez réserver et appuyer sur le bouton "réserver" si vous voyez un tableau de prix ou appuyer sur l'avatar en bas de votre page pour les autres formules. JEKA reçoit votre demande de réservation, qui ne vous engage à rien, et prendra contact avec vous afin de finaliser votre projet de camp. Vous pouvez également nous envoyer un e-mail à info@jeka.be ou nous contacter par téléphone au 02/230.84.55.

Combien de temps une réservation est-elle valable et quand devient-elle définitive ?

Les groupes qui désirent réserver un séjour JEKA ont 4 semaines avant de confirmer leur réservation par le biais de la signature de la convention de voyage. Une fois la convention signée, le groupe dispose encore une fois de 4 semaines afin de verser les acomptes pour le nombres de participants indiqué sur la convention. Ce n'est qu'à la réception des acomptes que la réservation est estimée définitive.

Organisez-vous des voyages à caractère social ou humanitaire ?

1. A la base, les camps d'été ou d'hiver de JEKA ne sont pas des camps à caractère social ou humanitaire, cependant, JEKA peut prévoir, avec les associations et/ou autorités locales, un programme d'activités sociales et humanitaires. Ce programme sera établi une fois le séjour réservé et en étroite collaboration avec le responsable du groupes et les instances locales. Renseignez-vous auprès de votre conseiller de voyage.

2. JEKA propose l'organisation de séjours sur mesure, évidemment, un séjour à caractère social et/ou humanitaire peut être organisé sur demande du groupe. N'hésitez pas à nous contacter à ce sujet.